Si tu empresa emite facturas mediante software, tarde o temprano tendrás que cumplir con VeriFactu, el nuevo sistema de control de facturación de la Agencia Tributaria (AEAT).
Y el primer paso para hacerlo correctamente es presentar la declaración responsable de tu sistema.
En este artículo te explicamos de forma sencilla qué es, cuándo presentarla, cómo hacerlo y qué consecuencias tiene no cumplir con este requisito.
Qué es la declaración responsable VeriFactu
La declaración responsable es un documento que el titular del software (empresa o autónomo) debe enviar a la AEAT para confirmar que su programa de facturación cumple los requisitos técnicos del sistema VeriFactu.
En otras palabras, no se trata de una «homologación» ni de una certificación oficial, sino de un compromiso legal:
la empresa declara que su programa genera facturas con hash, QR, registros inalterables y mantiene la trazabilidad exigida por la normativa.
Puedes consultar la información oficial en:
AEAT — Certificación y declaración responsable de sistemas informáticos de facturación
Quién debe presentarla
Están obligados a presentar la declaración responsable:
- Empresas que desarrollan su propio software de facturación.
- Proveedores que distribuyen soluciones a terceros.
- Asesorías o despachos que emiten facturas por cuenta de clientes.
- Autónomos que usan un sistema personalizado.
Si utilizas una solución estándar como Odoo adaptado a VeriFactu por Viaintermedia, la declaración puede presentarla directamente tu proveedor o integrador tecnológico.
Cuándo y cómo debe presentarse
El plazo para presentar la declaración responsable depende del momento en que empieces a emitir facturas VeriFactu.
En general, debe realizarse antes de la primera factura emitida con el sistema.
El procedimiento se realiza electrónicamente a través de la sede electrónica de la AEAT, con certificado digital, y consta de tres pasos:
1️⃣ Acceder al formulario oficial de «Declaración responsable de sistemas informáticos de facturación».
2️⃣ Identificar el software, versión y responsable técnico.
3️⃣ Firmar y enviar el documento a través del portal electrónico.
En Viaintermedia ofrecemos asistencia completa para preparar y enviar esta declaración correctamente.
Qué información contiene la declaración responsable
El documento incluye:
- Nombre comercial y versión del software.
- Identificación del desarrollador o distribuidor.
- Descripción técnica del sistema.
- Confirmación de que cumple con los artículos 7 y 8 del Real Decreto 1007/2023.
- Compromiso de mantener los registros de facturación íntegros durante al menos 4 años.
El texto exacto de referencia está disponible en el
BOE – Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre
Por qué es importante presentar la declaración responsable
La presentación de la declaración responsable es el paso que valida legalmente tu sistema de facturación.
Si no la presentas, tu empresa podría incurrir en sanciones administrativas por incumplimiento de la normativa antifraude.
Además, la AEAT podrá requerirla en cualquier momento durante una inspección o auditoría.
Odoo y la declaración responsable VeriFactu
Si tu empresa trabaja con Odoo, debes asegurarte de que tu sistema cumple con todos los requisitos técnicos del RD 1007/2023.
Con el módulo desarrollado por Viaintermedia:
- Se genera automáticamente el hash por factura.
- Se incluye el QR en los PDF emitidos.
- Se guarda un registro interno de trazabilidad.
- Se documenta la configuración técnica para acompañar la declaración responsable.
Más información sobre la integración aquí:
Declaración responsable VeriFactu en Odoo
Qué ocurre si tu software no cumple
Si tu software no cumple con VeriFactu o no puedes garantizar la integridad de los registros, no deberías emitir facturas con él.
En ese caso tienes dos opciones:
- Actualizarlo para adaptarlo al estándar VeriFactu.
- Migrar a un sistema que ya lo cumpla, como Odoo VeriFactu de Viaintermedia.
Aquí puedes consultar cómo saber si tu software cumple:
Checklist: Cómo saber si tu software cumple VeriFactu
Digitalización y cumplimiento: una oportunidad, no solo una obligación
Aunque VeriFactu nace como una medida de control, también es una oportunidad para modernizar la gestión de tu negocio.
Actualizar tu sistema de facturación permite:
- Mejorar la trazabilidad y control financiero.
- Reducir errores humanos.
- Automatizar el envío de facturas y cobros.
- Facilitar auditorías y control interno.
Puedes ampliar información en nuestra nueva página:
Digitalización VeriFactu para empresas y autónomos
Preguntas frecuentes
¿Cada empresa debe presentar su propia declaración responsable?
Sí. Aunque uses software de terceros, cada empresa debe firmar su propia declaración, identificando el sistema utilizado.
¿Hay que renovar la declaración responsable?
Solo si cambias de software o de versión principal.
¿Puedo delegar la presentación?
Sí, se puede presentar mediante apoderamiento electrónico o por tu asesoría fiscal.